Je suis de retour devant mon ordinateur depuis maintenant deux semaines. Malgré des vacances extraordinaires, j’avais quand même un peu hâte de retrouver mon petit bureau douillet et mes sessions d’écriture. En fait, j’ai réalisé que j’avais surtout hâte de mettre de l’ordre dans mes courriels! On ne se le cachera pas, dans la majorité des domaines, les emails ont tendance à s’accumuler à une vitesse assez folle. Comme je suis entrepreneure, je reçois énormément de messages et j’ai rapidement dû trouver un moyen d’organiser le tout afin de ne pas devenir complètement folle…!
Comment diminuer le stress grâce au concept Zéro courriel?
Depuis que je suis travailleure autonome, je remarque que mon stress est proportionnellement lié à la qualité de mon organisation. Plus mes choses sont épurées et réglées au quart de tour, moins je suis stressée. Au contraire, plus j’accumule les petites tâches et les messages, moins je me sens bien.
Voici une statistique parlante : dans le cadre de notre travail, on passe généralement 28% de notre temps à gérer des courriels. C’est énorme! Et si on pouvait revoir notre façon de faire pour libérer un temps précieux dans nos semaines déjà (trop) chargées?
Repartir à zéro
Tu as accumulé une tonne de courriels? Tu ne sais même pas ce qui se trouve à la fin de la liste, tellement celle-ci est longue? Tu fais de l’anxiété juste à penser qu’il faudra un jour classer chacun de ces messages dans des catégories?
Ça peut paraître radical, mais je pense que repartir à zéro est nécessaire. Si tu n’as pas répondu à un message reçu il y a plus de 10 jours, il y a de fortes chances que la personne à l’autre bout de la ligne soit passée à autre chose. Et les chances que tu prennes réellement le temps d’y répondre éventuellement sont pratiquement nulles.
Ça m’arrive parfois de conserver des courriels pour les lire plus tard. Généralement, ce sont des messages auxquels je n’ai pas à répondre, mais que je souhaite lire par intérêt. L’infolettre d’une entreprise que j’apprécie, par exemple. Je réalise toutefois que si mon intérêt n’a pas été suffisamment sollicité pour que je l’ouvre immédiatement, il est fort probable que je ne le ferai pas dans 2 semaines. Ni pendant mes vacances. Ni jamais, vraiment…
Alors supprime! Deux clics et c’est réglé : Sélectionner tout, supprimer. Il n’y a rien de mieux qu’un bon gros ménage du printemps pour se sentir mieux. Le ménage des courriels te fera le même effet, promis!
Se désabonner des listes de diffusion qui ne nous apportent rien
Pour libérer ma tête encore davantage, j’ai pris le temps de me désabonner d’une tonne de listes de diffusion. De toute façon, je n’ouvrais plus ces messages depuis longtemps. En plus de nous inciter (généralement) à consommer toutes sortes de biens et services, ces emails n’apportent rien au quotidien. Sauf une charge de travail (et une charge mentale) supplémentaire…
Alors chaque fois qu’un courriel arrive dans ta boîte de réception et que tu n’as pas envie de l’ouvrir, désabonne-toi. Ça prendra sans doute quelques minutes par jour au début, mais cela te libérera énormément de temps éventuellement.
Établir un classement efficace
Une fois qu’on a supprimé le trop plein et qu’on s’est désabonné des mille et une listes de diffusion qui conservaient bien précieusement notre adresse email, il faut établir un classement efficace.
Personnellement, j’ai créé un dossier pour chaque client dans ma boîte mail. J’ai aussi ajouté un dossier pour l’école des enfants, un pour la paperasse administrative, un pour les factures, et un qui s’appelle tout simplement « autres ». Tu peux créer autant de dossiers que tu le souhaites. Assure-toi simplement que chaque catégorie soit pertinente et que tu te retrouves facilement.
Terminer chaque journée à zéro
Généralement, je classe mes courriels deux fois par jour. Je transfère chaque courriel dans la bonne catégorie dès qu’il est traité. Ça m’assure de ne rien oublier, car chaque courriel non classé signifie que j’ai une action à effectuer en lien avec ce message. Avant de terminer ma journée de travail, je m’assure d’avoir remis à zéro le compteur!
Je me couche donc chaque soir avec la tête vide : j’ai cette impression de repartir à neuf chaque matin. Rien n’est oublié, tout est à sa place. Cela me permet de mieux respirer, de mieux gérer mon horaire et surtout d’arrêter d’angoisser devant ce qui me semblait avant être une montagne.
Ceci est une façon de faire parmi tant d’autres! Si tu veux me partager ta méthode, ce sera un plaisir de te lire sur nos différents réseaux sociaux : Facebook, instagram ou YouTube! Au plaisir d’échanger des astuces efficaces!
